Booxtar ist das Buchungsportal des Turn- und Sportvereins Firnhaberau 1926 e. V. Wir informieren hier darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung des Portals verarbeiten. Diese Hinweise gelten für Booxtar. Ergänzende Hinweise können für einzelne Angebote erforderlich sein.
1. Verantwortlicher und Kontakt
Turn- und Sportverein Firnhaberau 1926 e. V.
Martin-Gomm-Weg 10, 86169 Augsburg
Telefon: +49 (0)821 2670528
E-Mail: info @ tsv - firnhaberau . de
Datenschutzanfragen bearbeitet die Geschäftsstelle.
2. Aufruf des Portals und Serverprotokolle
Beim Aufruf von Booxtar werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet, beispielsweise IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, angeforderte Ressource, technische Statusinformationen sowie Browser- und Geräteinformationen, soweit diese vom Server protokolliert werden. Diese Verarbeitung dient der Bereitstellung des Portals, der Fehleranalyse und dem Schutz vor Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb.
Sicherheits- und Zugriffsprotokolle werden grundsätzlich bis zu 180 Tage gespeichert. Diese Regelfrist gilt nur, soweit sie für die jeweilige Protokollart tatsächlich erforderlich ist. Eine kürzere Speicherdauer ist vorgesehen, wenn sie ausreicht. Abrechnungsrelevante Änderungsnachweise können eigenständigen Aufbewahrungsfristen unterliegen.
3. Benutzerkonten und Familienverwaltung
Zur Registrierung, Anmeldung und Verwaltung eines Benutzerkontos verarbeiten wir erforderliche Stammdaten und Kontaktdaten, insbesondere Namen und E-Mail-Adresse sowie technische Daten zur sicheren Authentifizierung. Weitere Angaben wie Telefonnummer oder Anschrift erheben wir nur, soweit sie für die jeweiligen Funktionen oder ein Angebot erforderlich sind.
Volljährige Kontoinhaber können Familienmitglieder anlegen, um diese zu Angeboten anzumelden. Hierzu verarbeiten wir insbesondere deren Namen, Geburtsdatum, die Zuordnung zum Familienkonto und gegebenenfalls die für die Buchung erforderlichen Angaben. Der Kontoinhaber muss zur Angabe dieser Daten und zur betreffenden Anmeldung berechtigt sein. Eine automatische Weitergabe an andere Familienkonten findet nicht statt. Datenschutzrechte der betroffenen Familienmitglieder, insbesondere Minderjähriger, bleiben bestehen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Kontonutzung oder Buchung erforderlich ist. Soweit Daten anderer Teilnehmender verarbeitet werden, kommen abhängig von der konkreten Situation auch Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beziehungsweise andere einschlägige Rechtsgrundlagen in Betracht. Einzelne Verarbeitungen müssen entsprechend ihrem Zweck eingeordnet werden.
Inaktive Benutzerkonten werden grundsätzlich nach 36 Monaten ohne Anmeldung nach vorheriger Benachrichtigung gelöscht, sofern keine fortbestehenden Zwecke oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
4. Buchungen, Gastbuchungen, Wartelisten und Teilnahme
Für Buchungen verarbeiten wir je nach Angebot Daten zur buchenden und teilnehmenden Person, Buchungs- und Kontaktdaten, gebuchte Leistungen, Preis, Zahlungsart und Zahlungsstatus sowie erforderliche organisatorische Angaben. Bei Gastbuchungen erheben wir nur die zur Durchführung erforderlichen Daten. Eine Erklärung zur Volljährigkeit ist vorausgesetzt.
Für Wartelisten speichern wir Angaben zur gewünschten Teilnahme und zur Reihenfolge. Sofern ein automatisches verbindliches Nachrücken vorgesehen ist, wird die dafür erforderliche verbindliche Erklärung vor Aufnahme in die Warteliste gesondert und transparent eingeholt.
Rechtsgrundlage ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Soweit die Daten für die Organisation und Sicherheit der Angebote verarbeitet werden und diese Zwecke nicht bereits von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b abgedeckt sind, ist die einschlägige Rechtsgrundlage gesondert zu beurteilen.
Der Mitgliedsstatus kann bei vergünstigten Tarifen mit der Mitgliederverwaltung abgeglichen werden. Grundlage ist die Abwicklung des Buchungsvertrags, gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zur Vermeidung unberechtigter Tarifnutzung.
5. Individuelle Fragebögen und Gesundheitsdaten
Einzelne Angebote können zusätzliche Fragen vorsehen, etwa zu notwendigen Vorkenntnissen oder organisatorischen Besonderheiten. Die Angaben und ihre Erforderlichkeit werden beim jeweiligen Angebot beschrieben.
Wenn ausdrücklich Gesundheitsdaten benötigt werden, zum Beispiel Angaben zu Allergien oder gesundheitlichen Einschränkungen, verarbeiten wir diese grundsätzlich nur nach gesonderter ausdrücklicher Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ist die Betreuung ohne bestimmte Angaben nicht sicher möglich, erläutern wir die konkreten Folgen einer Nichtbereitstellung vor der Buchung.
Besonders schützenswerte Daten, wie Gesundheitsdaten, können nur Personen einsehen, die diese für das konkrete Angebot benötigen. Sie werden grundsätzlich spätestens 30 Tage nach Ende des Angebots gelöscht, soweit sie nicht schon früher entbehrlich sind oder im Einzelfall eine besondere Rechtsgrundlage die weitere Aufbewahrung rechtfertigt. Bei Widerruf prüfen wir unverzüglich die Beendigung der betroffenen Verarbeitung und die erforderliche Löschung.
6. Foto- und Videoeinwilligungen
Bei einzelnen Angeboten kann eine gesonderte, freiwillige Einwilligung zur Nutzung von Foto- und Videoaufnahmen für konkret bezeichnete Zwecke und Veröffentlichungswege eingeholt werden. Die Teilnahme ist grundsätzlich nicht an eine für die Durchführung unnötige Einwilligung gebunden. Wir dokumentieren den Einwilligungstext, den Zeitpunkt und die betroffene Person. Ein Widerruf ist jederzeit für die Zukunft über unsere Kontaktadresse möglich. Für Minderjährige berücksichtigen wir die erforderlichen Einwilligungsbefugnisse und ihre eigenen Rechte.
Die konkrete Einwilligung beschreibt die vorgesehenen Medien und Zwecke. Diese allgemeinen Datenschutzhinweise ersetzen sie nicht.
7. Zahlungsabwicklung und Rechnungen
Die angebotenen Zahlungswege hängen vom jeweiligen Angebot ab. Möglich sind Onlinezahlung über Stripe Checkout, Überweisung, SEPA-Lastschrift mit extern verwaltetem Mandat sowie Bezahlung vor Ort. Wir verarbeiten die zur Zuordnung und Dokumentation erforderlichen Zahlungsdaten, einschließlich Zahlungsstatus und gegebenenfalls Transaktionsreferenzen. Vollständige Kartendaten werden nicht auf dem Vereinsserver gespeichert. SEPA-Mandate werden außerhalb von Booxtar verwaltet.
Bei Onlinezahlung leiten wir auf die gehostete Zahlungsseite des Zahlungsdienstleisters Stripe weiter und übermitteln erforderliche Buchungs-, Kontakt- und Zahlungsinformationen. Stripe verarbeitet weitere Zahlungsdaten im Rahmen seiner spezifischen Rolle als Zahlungsdienstleister.
Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für die Zahlungsabwicklung und Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO für gesetzliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten. Eine gegebenenfalls bestehende Rechtsgrundlage für Betrugsprävention ist gesondert zu dokumentieren.
8. Newsletter über Brevo
Booxtar versendet selbst nur erforderliche vertragsbezogene Nachrichten. Eine Newsletter-Anmeldung ist zusätzlich freiwillig und erfolgt getrennt von der Buchung. Bei Zustimmung speichern wir die Einwilligung zunächst in Booxtar und übermitteln anschließend die erforderlichen Anmeldedaten, grundsätzlich den Namen und die E-Mail-Adresse, an die Brevo GmbH(Köpenicker Straße 126, Berlin). Dort wird das Double-Opt-in-Verfahren durchgeführt. Newsletter werden erst nach Bestätigung versendet.
Rechtsgrundlage für die Anmeldung und den Versand ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Der Widerruf ist jederzeit über den Abmeldelink jeder Newsletter-E-Mail. Widerrufe, die uns direkt erreichen, werden im Newsletter-System umgesetzt. Die Buchung selbst bleibt von einer Newsletter-Anmeldung unabhängig.
9. E-Mail-Benachrichtigungen
Über den SMTP-Dienst unseres Hostinganbieters versenden wir notwendige Nachrichten zur Kontonutzung und Buchung, beispielsweise Bestätigungen, Zahlungsinformationen, Wartelisten- und Terminbenachrichtigungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit die Kommunikation zur Vertragsabwicklung erforderlich ist; bei sicherheitsrelevanter Kommunikation kommt Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO in Betracht.
10. Hosting, technische Dienstleister und Empfänger
Booxtar wird bei STRATO GmbH in Deutschland gehostet. Der Anbieter verarbeitet im Rahmen der eingesetzten Hosting- und E-Mail-Leistungen gegebenenfalls personenbezogene Daten. Durch die mit Strato geschlossene Auftragsverarbeitung liegt eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO zugrunde. Weitere technische Dienstleister können nur nach datenschutzrechtlicher Prüfung eingebunden werden.
Innerhalb des TSV erhalten nur berechtigte Personen Zugriff auf Daten, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Trainer sehen grundsätzlich nur die Daten ihrer zugeordneten Angebote. Teilnehmerlisten sind datensparsam; Exporte werden auf Berechtigte beschränkt und protokolliert. Bei Bedarf können notwendige Daten an externe Veranstaltungs- oder Sportorganisationen übermittelt werden, soweit eine Rechtsgrundlage besteht. Betroffene werden über konkrete Empfänger und Zwecke angebotsbezogen informiert. Gesundheitsdaten werden nicht pauschal weitergegeben.
11. Cookies, lokale Speicherung und Statistik
Booxtar verwendet technisch erforderliche Sitzungs- und Sicherheitsmechanismen, insbesondere für Anmeldung und Buchungsablauf. Technisch nicht erforderliche Tracking-Cookies sollen nicht eingesetzt werden. Die Notwendigkeit jeder tatsächlich verwendeten Cookie- oder Speicherfunktion ist anhand der finalen Implementierung nach § 25 TDDDG zu prüfen.
Für einfache Nutzungsstatistiken werden serverseitig technisch anfallende Daten möglichst aggregiert ausgewertet. Eine dauerhafte Wiedererkennung einzelner Besucher oder die Erstellung personenbezogener Nutzungsprofile ist nicht vorgesehen. Soweit bei der Erhebung noch personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zur technischen und organisatorischen Verbesserung des Portals, vorbehaltlich einer dokumentierten Interessenabwägung.
12. Externe Links
Veranstaltungsorte und Videos können über Links zu externen Diensten, etwa Google Maps oder OpenStreetMap, erreichbar sein. Beim bloßen Aufruf der Booxtar-Seite werden diese Inhalte nach dem vorgesehenen Konzept nicht automatisch geladen. Beim Öffnen eines externen Links gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.
13. Sicherheit und Datensicherungen
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen ein, unter anderem rollenbezogene Zugriffsrechte und die Protokollierung relevanter administrativer Änderungen. Gesundheitsinhalte werden grundsätzlich nicht in Sicherheitsprotokollen abgelegt. Datensicherungen erfolgen nach einem gestaffelten Sicherungskonzept mit festgelegten Aufbewahrungsfristen und Zugriffsbeschränkungen. Bei Wiederherstellung werden zwischenzeitliche Löschungen und Widerrufe berücksichtigt.
14. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Insbesondere gelten folgende vorgesehenen Regeln:
- Gesundheitsdaten aus Fragebögen: grundsätzlich höchstens 30 Tage nach Angebotsende, sofern nicht früher entbehrlich oder ausnahmsweise eine weitere Speicherung zulässig ist.
- Konten: grundsätzlich Löschprüfung nach 36 Monaten Inaktivität mit vorheriger Benachrichtigung.
- Sicherheitsprotokolle: grundsätzlich bis zu 180 Tage, soweit erforderlich.
- Allgemeine Teilnehmer- und Fragebogendaten: unterschiedliche Fristen je Datenart und Zweck.
- Vertrags- und Rechnungsunterlagen: entsprechend den einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und gegebenenfalls der Erforderlichkeit zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen.
- Newsletterdaten: nach Widerruf keine weitere Werbenutzung; notwendige Sperr- oder Einwilligungsnachweise können nach Maßgabe der gesetzlichen Anforderungen verbleiben.
Bei einem Kontolöschungsantrag können laufende Buchungen getrennt vom deaktivierten Konto weiterbearbeitet werden. Nicht mehr erforderliche Daten werden unabhängig davon gelöscht.
15. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Für die Buchung benötigen wir die hierfür gekennzeichneten Angaben. Ohne diese kann gegebenenfalls kein Buchungsvertrag abgeschlossen oder durchgeführt werden. Freiwillige Informationen und Einwilligungen sind als solche gekennzeichnet. Für Gesundheitsangaben erläutern wir die konkreten Folgen ihrer Nichtbereitstellung beim jeweiligen Angebot.
16. Rechte betroffener Personen
Im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f (Art. 21) und Widerruf erteilter Einwilligungen für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3). Für die Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie die Geschäftsstelle. Bei Anfragen zu Daten Minderjähriger prüfen wir die jeweilige Berechtigung.
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkungen oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung im Sinne des Art. 22 DSGVO ist nach dem vorgesehenen Konzept nicht geplant. Die automatische Wartelistenvergabe erfolgt nach zuvor vereinbarten Regeln; ihre konkrete rechtliche Einordnung ist vor Inbetriebnahme zu prüfen.
17. Beschwerderecht
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für den TSV Firnhaberau ist grundsätzlich zuständig:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de
18. Aktualisierung
Wir passen diese Datenschutzhinweise an, wenn sich Rechtslage oder tatsächliche Datenverarbeitungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung.